Keselamatan dan kenyamanan pasien adalah hal mutlak dan dilindungi Undang-Undang, oleh karena itulah, e-Medrec menjadi salah satu solusi perbaikan penyelenggaraan rekam medis pasien di RSHS, apalagi ternyata e-Medrec dapat mendukung Gerakan Go Green. Inovasi ini barangkali tidak terlalu terasa pengaruhnya terhadap penyelamatan hutan di Indonesia, namun, jika inovasi ini dapat memotivasi pihak lain khususnya Rumah Sakit untuk melakukan hal serupa, barangkali akan membuahkan efek yang lebih besar bagi keberlangsungan bumi tempat kita bernaung ini, semoga.

 Rasanya tidak ada suatu isu yang paling mendapat perhatian dunia Internasional secara serempak dan satu suara selain isu kerusakan lingkungan yang berimbas pada Global Warming (Pemanasan Global). Berbagai musibah ekosistem yang terjadi di dunia ini, perubahan suhu secara ekstrem, meningkatnya permukaan air laut dan berbagai fenomena lainnya adalah dampak dari pemanasan global.

Namun, apa hubungan isu lingkungan ini dengan dunia perumah-sakitan? Jawabannya akan diuraikan pada tulisan sederhana ini. Secara singkat akan disampaikan terlebih dahulu gambaran dari hasil penelitian Fitri Ariesanthy Utami, S.Kom & Fitri Laila Hadiyani, S.Sos.

Dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit, Rekam Medis adalah hal mutlak yang harus disediakan demi terjaminnya keselamatan pasien yang berujung pada kepuasan pelanggan (pasien/keluarga pasien dll). Dalam perjalanannya, penyelenggaraan rekam medis memiliki berbagai kendala, diantaranya pengisian rekam medis yang tidak sesuai standar, manajemen pemberkasan yang tidak rapi, ruangan & kertas yang tidak memadai, dan lain sebagainya.

Di era teknologi informasi, berbagai inovasi telah dilancarkan demi memudahkan operasional pelayanan kesehatan khususnya rekam medis, salah satunya suatu inovasi yang diberi nama Elektronic Medical Record (e-Medrec). e-Medrec adalah sebuah perangkat lunak yang diciptakan untuk memudahkan pengelolaan rekam medis. Dengan teknologi oracle dan web service, e-Medrec berperan menyimpan data rekam medis pasien secara lengkap dan aman. Didalamnya terdapat form biodata pasien, diagnosa, anamnesa, pemeriksaan lanjutan, dan lain sebagainya yang dapat diisi oleh dokter pemeriksa.

Kegunaan e-Medrec sangat luas. Dengan teknologinya, e-Medrec dapat menyentuh berbagai hal, terutama Patient Safety sebagai dampak dari pengelolaan status yang baik dan memenuhi standar. Hal itu didukung dengan kemampuan e-Medrec dalam menyimpan data tanpa terbatas jumlah, waktu dan tempat serta proses pencarian yang mudah. Dari Aspek keuangan dan kepegawaian, teknologi baru ini dapat mendukung terciptanya controlling kinerja pegawai yang lebih transparan dan akuntabel sehingga pada saatnya nanti dapat dipergunakan untuk acuan remunerasi seperti yang sudah ditunggu banyak pegawai.

Tak berhenti sampai disitu, ternyata dengan penggunaan e-Medrec yang  paperless (hampir tidak perlu menggunakan kertas) ini, jutaan bahkan ratusan juta lembar kertas berkas status rekam medis pasien bisa digantikan oleh software.

Fungsi yang terakhir itulah yang menjadi perhatian berbagai kalangan. Bagaimana tidak, ternyata dengan e-Medrec yang sudah mulai beroperasional di sebagian Klinik Rawat Jalan RSHS ini, selain memiliki fungsi pokok, juga memiliki andil terhadap gerakan Go Green dalam hal Paperless. Dengan e-Medrec, data tersimpan rapi dan aman dalam laptop tanpa ada batas jumlah, waktu, dan tempat. Artinya, kertas yang digunakan dapat sangat diminimalisir.

Efisiensi kertas selama bertahun-tahun ini dapat mewujudkan pelaksanaan administrasi Rumah Sakit yang paperless yang sesuai dengan anjuran pemerintah, yaitu menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan metode electronic health (e-Health). Hal itu tak lain untuk mendukung gerakan Go Green dunia, khususnya Indonesia dari penebangan hutan secara  liar yang notabene sebagai bahan baku kertas.

e-Medical Record pertama kali dikembangkan di RSHS pada tanggal 12 Januari 2012. Dalam perjalanannya kini e-Medrec telah digunakan di 6 pelayanan. Yaitu Klinik Endokrin, klinik Kardiovaskuler, Klinik Ginjal Hipertensi, Klinik Penyakit Dalam Laki-laki, Klinik Penyakit Dalam Wanita dan Klinik Anak.

Penyimpanan data rekam medis secara elektronik mempunyai beberapa keuntungan dibandingkan dengan penyimpanan rekam medis secara tradisional antara lain: Pasien atau dokter dapat mengakses rekam medis dari komputer kapanpun yang diinginkan; Hanya pihak yang mempunyai otoritas (wewenang) yang dapat melihat rekam medis elektronik; Mengupdate rekam medis elektronik lebih mudah daripada mengupdate file berupa kertas; Memilih dan mencari rekam medis online lebih mudah; dan Penyimpanan data rekam medis secara online memberikan satu lokasi tunggal yang aman dimana dapat tersimpan semua data rekam medis tanpa khawatir terhadap pencurian, kebakaran atau hilang tiba-tiba. [O’Brien, 2011]

e-Medrec menggunakan teknologi Oracle sebagai database. Oracle adalah Relational Database Management System (RDBMS) untuk mengelola informasi secara terbuka, komprehensif dan terintegrasi. Pada oracle terdapat beberapa fitur yang membuatnya unggul dibandingkan dengan database yang lainnya, seperti teknologi real application clusters (RAC) yang dapat memberikan perlindungan terhadap kelangsungan data apabila terjadi crash pada salah satu server.

Keunggulan lain adalah fitur yang secara efektif menjamin keamanan data serta Data Partitioning dapat meningkatkan kemampuan kita untuk melakukan manajemen data, dan berbagai keunggulan lain.

Lain halnya dengan penyimpanan berkas rekam medis dalam bentuk lembaran (kertas), data yang telah terisi dalam e-Medrec tersimpan dengan aman dan rapi dalam memory laptop. Dengan demikian, ruangan yang dibutuhkan tidak perlu besar, melainkan ruangan  yang cukup untuk menyimpan laptop. Satu lagi ruangan yang diperlukan adalah ruangan penyimpanan server. Di RSHS terdapat ruangan penyimpanan server dengan ukuran sekitar 2 x 1 meter.

Selain ruangan, efisiensi kertas otomatis dapat dilakukan. Jika dihitung secara garis besar, dapat terbayangkan berapa lembar kertas yang terselamatkan jika berkas rekam medis pasien rawat inap aktif sekitar  126.000 x (rata-rata) 20 lembar ditambah jumlah yang kurang lebih sama pada penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap inaktif.

Jumlah di atas belum ditambah dengan berkas rekam medis rawat jalan yang lebih banyak. Data dari staf rekam medis, penomoran status rekam medis rawat jalan saat ini di RSHS mencapai 7 digit, artinya telah keluar berkas rekam medis dalam jumlah jutaan. Jumlah tersebut dikalikan dengn rata-rata/berkas per pasien yang mencapai 20 lembar. Bahkan untuk kasus tertentu seperti pasien ortopedi, kemoterapi, anak, dan beberapa kasus lain, berkas status rekam medis bisa tebal sekali, seperti setebal novel. Maka dapat terbayangkan berapa ratus juta lembar kertas yang diperlukan. Itu hanya hitungan berkas rekam medis aktif dan inaktif (berkas rekam medis pasien yang disimpan selama kurang lebih 7 tahun).

Efisiensi kertas selama bertahun-tahun ini barangkali dapat mewujudkan pelaksanaan administrasi Rumah Sakit yang paperless yang sesuai dengan anjuran pemerintah, yaitu menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan metode electronic health (e-Health).